Envoyer un e-mail ou une notification aux inscrits

Pour écrire aux inscrits, ouvrez le tableau de bord, entrée Envoyer des emails / notifications, puis créez un e-mail avec le bouton +. Vous choisissez les destinataires selon des critères (paiement, documents manquants…), vous planifiez la date d’envoi et vous activez l’envoi ; chaque destinataire reçoit l’e-mail et une notification dans l’application.

Usages courants

• Envoyer le roadbook ou les informations pratiques à tous les inscrits payés.
• Relancer les inscrits dont le certificat médical ou les vaccins manquent.
• Rappeler aux inscrits non payés de régler leur inscription.

Créer un e-mail

1. Ouvrez le tableau de bord de l’événement.
2. Dans Communication, touchez Envoyer des emails / notifications.
3. Touchez le bouton + en bas à droite.
4. Dans l’onglet Général, remplissez :
   • Nom de l’emailing : un nom interne, par exemple « Roadbook pour les participants » ;
   • Sujet de l’email : l’objet vu par les destinataires ;
   • Email recevant les réponses : l’adresse qui recevra les réponses.
5. Touchez le bouton d’enregistrement, en bas à droite.

Après ce premier enregistrement, les onglets Contenu, Pièces jointes, Destinataires, Planification et Course apparaissent.

Rédiger le contenu

1. Ouvrez l’onglet Contenu.
2. Rédigez votre message dans l’éditeur (titres, gras, listes, liens).
3. Enregistrez.

Un lien de désabonnement est ajouté automatiquement en bas de chaque e-mail.

Ajouter des pièces jointes

1. Ouvrez l’onglet Pièces jointes.
2. Saisissez un Nom d’affichage et choisissez le fichier (PDF, images…).
3. Touchez Ajouter un autre fichier pour en joindre d’autres.

Attention

Chaque fichier est limité à 2 Mo. Au-delà, le message « Le fichier est trop volumineux (max 2 Mo). » s’affiche.

Choisir les destinataires

1. Ouvrez l’onglet Destinataires.
2. Touchez Configurer les critères des destinataires.
3. Réglez les critères. Le nombre de Destinataires potentiels se met à jour en haut de la fenêtre.
4. Touchez Enregistrer la configuration.

Groupe	Critères
Événements ciblés	Inclure à partir de ces événements : les événements dont les inscrits sont ciblés.
Types d’utilisateurs	Responsables d’événement.
Statut de paiement	Inscriptions payées, Inscriptions non payées.
Licence	Licence validée, Licence manquante, Licence refusée, Licence en cours.
Certificat médical	Certificat médical validé, Certificat médical manquant, Certificat médical refusé.
Vaccins	Vaccins validés, Vaccins manquants, Vaccins refusés.
Autre	Sans licence / certificat méd.
Liste personnalisée	E-mails supplémentaires (séparés par ;).

« La liste des destinataires sera automatiquement mise à jour lors de l’envoi des emails afin de prendre en compte les nouveaux inscrits. »

Dans la liste, chaque destinataire porte l’étiquette Envoyé ou Désabonné. Le bouton Envoyer maintenant envoie l’e-mail tout de suite à un destinataire précis.

Envoyer un e-mail de test

1. Ouvrez l’onglet Course.
2. Touchez Envoyer un email de test.
3. Saisissez votre adresse, puis touchez Envoyer.

Une inscription est choisie pour que l’e-mail soit complet, mais il n’est envoyé qu’à l’adresse saisie.

Planifier l’envoi

1. Ouvrez l’onglet Planification.
2. Choisissez la Date d’envoi planifiée.
3. Activez Activer l’envoi. « L’e-mail ne sera envoyé que si cette option est active. »
4. Enregistrez.

Une pastille indique l’état de l’e-mail : Désactivé, Activé ou Envoyé.

Astuce

Pour réutiliser un e-mail d’une édition à l’autre ou pour une relance, utilisez le bouton de duplication sur sa ligne, dans la liste des e-mails.

Ce que reçoivent les inscrits

• Un e-mail envoyé au nom de l’événement, avec vos pièces jointes. Si l’inscription a été faite par une autre personne, celle-ci le reçoit aussi.
• Une notification dans l’application Canicompet, qui ouvre le message.
• Un lien pour se désabonner. Les personnes désabonnées ne reçoivent plus ces e-mails.

Problèmes fréquents

• « Sauvegarde impossible » : le nom, le sujet ou l’adresse de réponse est vide (« Le champ est obligatoire. »).
• L’e-mail n’est pas parti : vérifiez que Activer l’envoi est actif et que la Date d’envoi planifiée est passée.
• Un destinataire est marqué Désabonné : il s’est désabonné de vos e-mails. Contactez-le par un autre moyen.
• Personne dans la liste : aucun inscrit ne correspond aux critères. Élargissez-les, par exemple en cochant aussi Inscriptions non payées.