Valider les documents des inscrits

Les justificatifs déposés par les inscrits se contrôlent dans le tableau de bord, entrée Valider les documents. Pour chaque course, vous ouvrez chaque licence, certificat médical ou passeport, puis vous touchez Valider ou Refuser ; en cas de refus, le compétiteur reçoit un e-mail avec votre explication.

Ouvrir la validation des documents

1. Ouvrez le tableau de bord de l’événement.
2. Dans Gestion, touchez Valider les documents.
3. En haut de la page, touchez le sélecteur de course et choisissez la course à traiter. Le nombre entre parenthèses devant chaque course indique les documents en attente.

Les onglets

Onglet	Contenu
Licences	Les licences déclarées par les inscrits.
Cert. méd.	Les certificats médicaux, questionnaires de santé et parcours de prévention.
Ø doc.	Les inscrits qui n’ont fourni « Ni licence ni certificat médical. », avec leur adresse e-mail.
Passeports	Les documents des chiens : vaccins, identification, ou fiche cyno-sanitaire.

Le nombre entre parenthèses sur chaque onglet indique les documents en attente.

Dans les listes, la couleur indique le statut : vert pour validé, rouge pour refusé, orange pour en attente. Deux mentions peuvent apparaître :

• Validé par Canicompet : le document a déjà été validé par Canicompet ;
• Inscription non réglée : l’inscription n’est pas encore payée.

Valider ou refuser un document

1. Touchez un inscrit dans la liste.
2. Examinez le document affiché. Le nom de la fédération et le numéro de licence apparaissent en haut pour une licence.
3. Touchez Valider si le document est conforme.
4. Sinon, touchez Refuser, puis remplissez Expliquer la raison à la personne (par exemple : « Le document est flou, expiré… »).
5. Touchez Envoyer.

Le compétiteur reçoit un e-mail avec votre explication. Il peut alors déposer un nouveau document.

Pour revenir sur une décision, ouvrez le document et touchez Réinitialiser : il repasse en attente.

Note

Si le compétiteur n’a rien déposé, la fenêtre affiche « Aucun fichier mis en ligne par le compétiteur. ». Pour un questionnaire de santé, elle affiche les déclarations cochées par le compétiteur à la place d’un fichier.

Valider les passeports des chiens

1. Ouvrez l’onglet Passeports.
2. Touchez un inscrit. S’il a plusieurs chiens, choisissez le chien en haut de la fenêtre.
3. Parcourez les documents du chien. Chaque onglet de document est vert s’il est valide, rouge sinon. Les éléments manquants sont listés en haut.
4. Touchez Valider, Refuser ou Réinitialiser.

Le bouton Historique retrace les validations, refus et modifications du passeport.

Pour les courses à plusieurs chiens où vous avez autorisé la fiche cyno-sanitaire, l’inscrit apparaît avec la mention Fiche cyno-sanitaire : vous validez alors la fiche de l’attelage au lieu des documents de chaque chien.

Astuce

Le lien Fiche d’aide pour valider les vaccins, en haut de l’onglet Passeports, ouvre un guide pour savoir quoi vérifier.

Si vous avez désactivé les justificatifs pour les chiens, l’onglet indique : « Vous ne demandez aucun justificatif pour les chiens, vous n’avez donc aucun document à valider. »

Relancer les inscrits sans document

Utilisez l’onglet Ø doc. pour repérer les inscrits sans licence ni certificat. Pour les relancer en masse, créez un e-mail ciblé sur Sans licence / certificat méd. ou Certificat médical manquant. Voir Envoyer un e-mail aux inscrits.

Bonnes pratiques

• Validez les documents au fil de l’eau, et en tout cas avant de télécharger la liste des inscrits pour le jour J.
• Rédigez un motif de refus précis : le compétiteur doit savoir quoi corriger.
• Vérifiez les dates de validité des vaccins par rapport à la date de la course.

Côté compétiteur

• La licence
• Le certificat médical
• Le passeport vaccinal du chien

Problèmes fréquents

• Le document est illisible : refusez-le en demandant une photo nette et complète.
• Un message « Documents migrés » s’affiche : les documents de ce chien proviennent de l’ancienne version du site et ne sont pas classés correctement. Les photos ne correspondent pas forcément aux vaccins : vérifiez manuellement.
• « Accès interdit » : seuls les responsables de l’événement peuvent valider les documents.